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Documentos do TCE-GO serão padronizados

Primeira etapa contempla documentos administrativos

17/08/2018 NAYARA FERREIRA COSTA

A partir de agora, os documentos administrativos do Tribunal de Contas do Estado estão sendo padronizados e terão de seguir as regras estabelecidas no Manual de Especificação e Padronização Documental, instituído pelo presidente Kennedy Trindade, por meio da Portaria n° 676. Os novos procedimentos foram apresentados na manhã de hoje (17/ago), pelo gerente da Gestão Documental e Arquivística Silvestre Gomes de Lima Júnior e pelo secretário geral Marcus Vinícius do Amaral aos gestores do TCE-GO.

Silvestre enumerou as vantagens da padronização, entre elas a simplificação, aplicação dos preceitos da redação oficial, racionalização, segurança, autenticidade, identidade institucional, legalidade e atendimento às regras de distribuição, arquivamento, recuperação e descarte. Num primeiro momento foram disponibilizados modelos para 29 documentos administrativos, a exemplo de portaria, memorando, ofício, contrato, despacho, ordem de serviço, enfim, uma série de documentos administrativos utilizados no dia a dia.

Outros documentos produzidos no Tribunal, principalmente os que dizem respeito à parte finalística, como acórdãos e resoluções, serão padronizados em uma segunda etapa.

As normas estabelecem critérios, dentre outros, de formatação e diagramação, grafias especiais, siglas e abreviaturas, uso de maiúsculas, forma geral dos documentos, títulos, seções e subseções e diretrizes para a redação dos documentos.

A Portaria n° 676/2018 também criou o Comitê de Gestão Documental e Arquivística (CGDA), que será responsável pelo monitoramento da aplicação da normatização, verificando os erros, dificuldades e sugestões para seu aprimoramento.

Todos os setores devem se adequar às normas, cabendo aos gestores a responsabilidade de orientar seus subordinados à sua observância na elaboração dos documentos.

O manual e os modelos disponibilizados podem ser acessados no site do TCE nas seções Utilidades/Manuais e Planejamento e Gestão/Gestão Documental.